경북 수출지원 해외 서포터즈 / 김도연(베트남) 

전자계약은 점차 다양한 분야에서 광범위하게 적용되고 있으며 전자거래를 이용하기 위한 최적의 수단이 되고 있다. 하지만 베트남에서는 여전히 전자 계약의 적법성에 대해 궁금해하는 이들이 최근 많이 늘어나고 있다.

최근 들어 베트남 기업의 해외 거래가 많아지면서 과거 기존의 베트남의 종이 방식의 계약서의 한계가 서서히 보이기 시작한다. 필자가 근무하는 회사(TechValley Vietnam)의 경우 한국, 싱가폴, 미국 기업과의 계약 시 베트남의 전통적인 계약서 작성대로 시행하는데, 이때 절차가 꽤 까다롭다.

계약서 작성 후에 회사의 인감(직인)을 대표자의 이름 옆에 그리고 오른쪽 측면에 모든 페이지가 보이도록 찍어야 한다. 그리고 이를 상대 회사에게 우편으로 보내고 상대 회사가 동일한 방식으로 직인과 서명을 받는다. 보통 원본 대조를 위해서 계약서상 서명은 모두 파란색 볼펜으로 작성하고 직인과 서명이 같이 나와야 정확한 계약서로 인정받는다.

이 모든 과정이 모두 사람의 손을 거쳐야 하고 실수나 분실이나 외부 유출의 가능성도 있다.

베트남 직인과 서명 예시 

(출처: amecontract.vn)

베트남 법 시행령 Decree 30 / 2020 / ND-CP, 6 조 및 13 조에 따르면 아래와 같은 추가적인 사항도 요청되고 있다.

1. 파란색 펜으로 서명 (붉은색 사용 금지) 

2. 연필 사용 금지

실제로 베트남에서 사업을 하는 경우 보통 베트남에서 우편으로 계약서를 보내면 3~4일이 지나고 받은 회사는 대표자의 결제를 받고 다시 우편으로 회신하면 계약서 전달로만 10일 이상이 소요된다. 만약 대표가 부재중이거나 대기 결재 서류가 있을 경우, 계약서 하나를 작성하는데 대략 1달 이상의 시간이 필요할 수도 있다. 

2020년 3월 5일 자 시행령 30/2020/ND-CP 3조 8항에 따르면 ‘원문서’, ‘원본 문서’라는 단어의 적용은 종이 문서에 직접 서명하거나 혹은 전자문서에 디지털 서명이 되어진 버전의 문서를 뜻한다고 설명하고 있다. 따라서 디지털 전자 계약을 통해 서명하더라도 원본 계약서와 동일한 법적 효력을 가지는 것이다. 

디지털 전자 서명 

(출처: thompsonvoburn)

또한 제18조 5항의 규정에 의하면 서명자의 디지털 전자서명 문서에서 종이 문서로 인쇄하더라도 법적 효력을 가지게 된다. 베트남에서는 전자서명이 인정되기는 하지만 향후 검열이나 감사를 위해서 디지털 원본과 종이 사본을 함께 보관하는 것을 권장한다. 

한편, 2025년 디지털 경제 및 사회 발전을 위한 국가 전략에서 총리는 디지털 서명 또는 개인 전자서명을 사용하는 성인 인구의 비율이 2025년까지 50% 이상, 2030년까지 70%에 도달하는 목표를 설정했다. 

이러한 디지털 전략은 현금 사용률을 줄이는 것과 유사한데, 정부로서는 모든 현금의 출처와 사용 용도 파악이 불가능한 것처럼 종이 계약의 경우도 생성, 관리, 배포 등의 문서관리가 사람에 의해 모두 수동으로 기록되는 것이 불가능하고 종이라는 이유로 훼손, 변질될 가능성도 크다.

전자 계약의 법적 효력이 인정되는 해외 국가

한국을 포함하여 해외에도 전자 계약이 법적 효력을 가지는 국가는 아래와 같다. 

전자 결제가 인정되는 국가 

(출처: donue.)

전자 계약 및 전자 서명 프로세스

전자서명은 아래와 같은 프로세스에 의해 진행된다. 

전자서명 프로세스 

(출처: amecontract.vn)

필자의 회사의 경우 지난 6월 말, 4개의 계약 협상이 마무리되는 건이 있었는데 모두 해외 기업과의 계약이었다. 다만 7월 1일에 계약 시기를 맞춰 달라는 고객사의 요청이 있었는데 과거와같이 종이 계약으로 진행했을 경우 불가능한 사안이었으나 전자계약과 서명을 통해 계약서 작성 후 3일만에 회신을 받고 7월 1일부터 프로젝트 킥오프를 시행할 수 있었다. 베트남에는 Misa, VNPT, Viettel, I-CA 등의 전자서명, 전자계약서 제공 회사가 있다. 필자는 한국인에게도 친숙한 Dropbox Sign을 사용하고 있는데 실제 사용기는 다음과 같다. 

디지털 계약 & 전자 서명 실제 사용해 보기

해당 전자계약서를 이용할 때 염두해 두어야 할 것은 전자서명 시스템이 계약서를 자동으로 만들어 주지 않는다는 점이다. 계약서는 MS워드나 구글닥스를 통해 직접 만들고 이를 온라인 전자서명 플랫폼에 업로드하여 상대방에 전달하는 방식이다. 

전자 계약 및 서명 예시 

(출처: Dropbox Sign)

어디에서 전자계약, 서명이 쓰일까?

베트남의 보험 계약, 은행 대출 계약, 은행 계좌 개설 계약, 세금, 전자 송장 등이 온라인 플랫폼으로 옮겨감에 따라 전자 계약과 전자 서명은 향후 필수요소가 될 전망이다. 단순 계약서 뿐만 아니라 베트남 일상 회사 업무에서 인보이스를 보낸 후에 일일이 전화를 해서 확인할 필요없이 전자 서명과 날짜를 기입하고 서명하게 하거나, 면접 후 최종 직원 채용 오퍼레터에 대한 싸인을 받게 하는 등 전자서명을 사용한다면 시간 절약과 수고로움을 덜고 업무의 효율성과 속도를 향상시킬 수 있다. 

이상으로 베트남의 전자서명과 계약에 대해 확인해보았다. 베트남 정부 시행령에 따르면 전자 서명, 전자 계약이 일반 종이 원본과 동일한 법적 효력을 가진다고 하지만, 실제로 전자 서명과 계약서는 업무 속도 향상과 효율성 위주로 사용하고 원본 백업을 꼭 베트남에 보관할 것을 권장한다. 

※ 위 원고는 현지 외부 전문가가 작성한 원고로, (사)경북PRIDE기업 CEO협회의 공식 의견이 아님을 알려드립니다.